Mẫu báo giá tour đoàn cần thông tin khách và quy mô đoàn, lịch trình, dịch vụ bao gồm/không bao gồm, bảng giá, thời hạn hiệu lực và điều kiện thanh toán/hủy. Bảng khung dưới đây giúp sales và planner chuẩn bị đủ các mục trước khi xác nhận với nhà cung cấp. Giá vốn và lợi nhuận nội bộ cần nằm trong tài liệu riêng, tách khỏi báo giá gửi khách.
Mẫu báo giá tour đoàn cần những thông tin nào?
- Tiêu đề báo giá, mã đề nghị (proposal tour đoàn) và ngày lập báo giá.
- Thông tin khách (tên công ty, người liên hệ, số điện thoại, email).
- Quy mô đoàn: số khách, số hướng dẫn, số lái xe; phân định người lớn/trẻ em nếu cần.
- Thời gian: ngày khởi hành, số ngày/đêm, lịch trình tóm tắt theo ngày.
- Dịch vụ bao gồm: vận chuyển, lưu trú, ăn uống, hướng dẫn, vé tham quan, bảo hiểm (nếu có).
- Dịch vụ không bao gồm: phí cá nhân, hành lý quá cước, VAT nếu áp dụng.
- Bảng chi phí chi tiết (xem mẫu bên dưới).
- Thời hạn báo giá (ví dụ: hiệu lực 7 ngày) — số ngày này phải thống nhất nội bộ.
- Điều kiện thanh toán và điều khoản hủy/phạt.
- Ghi chú mục cần xác nhận với nhà cung cấp (các ô "Chờ xác nhận").
- Người/đội duyệt và trạng thái phát hành báo giá.
Bảng khung báo giá tour đoàn (dễ sao chép)
Các số lượng dưới đây minh họa cho đoàn 50 khách, chương trình 2 ngày 1 đêm; cần điều chỉnh theo brief thực tế.
| Hạng mục | Số lượng | Đơn giá / Trạng thái xác nhận | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| Vận chuyển (loại xe, tuyến) | Chờ chốt phương án đủ chỗ cho khách và nhân sự đi cùng | Chờ xác nhận | Loại xe, giờ bắt đầu/kết thúc |
| Khách sạn (phòng đôi) | 25 phòng × 1 đêm | Chờ xác nhận | Tên khách sạn và hạng sao (ghi khi xác nhận) |
| Ăn (số bữa) | 50 khách × 2 bữa chính (giả định) | Chờ xác nhận | Ghi rõ thực đơn đặc thù nếu có |
| Vé tham quan | 50 pax | Chờ xác nhận | Điểm tham quan cụ thể |
| Hướng dẫn viên | 1 | Chờ xác nhận | Ngôn ngữ, số ngày làm việc |
| Bảo hiểm tập thể | 50 pax | Chờ xác nhận | Phạm vi bảo hiểm, ngày hiệu lực |
| Phí phục vụ / phụ cấp | 2 mục | Chờ xác nhận | Ghi rõ người thụ hưởng |
| Chi phí khác (phí bến, cầu đường...) | Chờ xác nhận | Mô tả chi tiết nếu có | |
| Tổng tạm tính (không bao gồm VAT) | Chờ xác nhận | Dùng để tính giá đầu người |
Bảng gửi khách dùng giá bán đã được duyệt; giữ giá vốn, chi phí dự phòng và lợi nhuận trong bảng nội bộ riêng.
Ghi chú: mọi ô ghi "Chờ xác nhận" là các mục bắt buộc phải liên hệ nhà cung cấp để có giá chính thức. Khi đã được xác nhận, cập nhật tên người liên hệ, thời gian xác nhận và chứng từ kèm theo.
Ví dụ giả định: đoàn 50 người, chương trình 2 ngày 1 đêm
Lưu ý: mục này là ví dụ minh họa cấu trúc; không phải báo giá thực tế.
- Quy mô: 50 khách người lớn.
- Thời gian: 2 ngày 1 đêm.
- Dịch vụ đề xuất: phương án xe đủ chỗ cho 50 khách và nhân sự đi cùng, 25 phòng đôi cho 1 đêm, 2 bữa chính (giả định), vé tham quan, HDV tiếng Việt, bảo hiểm tập thể. Chốt số xe, số chỗ sử dụng được và số người đi cùng trước khi xác nhận phương án.
- Lịch trình minh họa: ngày 1 đón đoàn, di chuyển, hoạt động và nhận phòng; ngày 2 ăn sáng, hoạt động theo brief, trả phòng và đưa đoàn về. Điểm đến, giờ đón/trả, bữa ăn và dịch vụ cụ thể đều cần chốt trước khi gửi khách.
- Tất cả dòng giá trong ví dụ được đánh dấu "Chờ xác nhận" và phải được xác minh với nhà cung cấp trước khi đưa vào báo giá gửi khách.
Phân biệt bản dự toán nội bộ và báo giá đã xác nhận (proposal tour đoàn)
- Bản dự toán nội bộ: chứa giá vốn, chi phí dự phòng và tỷ lệ lợi nhuận. Đây là tài liệu nội bộ. Luôn tách file dự toán khỏi file gửi khách.
- Báo giá gửi khách (proposal tour đoàn): trình bày dịch vụ, đơn giá (hoặc giá đầu người), điều khoản thanh toán/hủy, thời hạn hiệu lực. Nếu cần minh bạch, cung cấp bản tách riêng cho khách theo thỏa thuận.
Checklist trước khi gửi báo giá cho khách (checklist báo giá tour)
- Xác nhận mọi đơn giá với nhà cung cấp. Ghi lại tên người liên hệ, ngày và giờ xác nhận.
- Kiểm tra tình trạng dịch vụ: tồn phòng khách sạn, tình trạng xe, giờ mở cửa điểm tham quan.
- Kiểm tra điều kiện thanh toán và chính sách hủy/phạt từng nhà cung cấp (mức đặt cọc, deadline, phí hủy).
- Cập nhật thời hạn hiệu lực của báo giá và ghi rõ ngày hết hiệu lực.
- Tính lại tổng, kiểm tra VAT nếu áp dụng và ghi rõ cách hiển thị cho khách.
- Duyệt giá qua người có thẩm quyền: sales (lập), trưởng sales (duyệt nội dung thương mại), kế toán (kiểm tra thanh toán/thuế), điều hành (kiểm tra tính khả thi lịch trình).
- Lưu chứng từ xác nhận giá từ nhà cung cấp (email, hợp đồng, file đính kèm) trước khi phát hành báo giá.
- Kiểm tra thông tin hiển thị cho khách: tên công ty, địa chỉ, thông tin liên hệ sales để thuận tiện phản hồi.
Phần này là checklist mẫu. Tùy quy mô khách doanh nghiệp, bổ sung yêu cầu PO hoặc điều khoản thanh toán theo hợp đồng.
Dùng etrip24 để nối brief, ngân sách và proposal
Theo mô tả sản phẩm, etrip24 kết nối brief, lịch trình và ngân sách để chuẩn hóa đề xuất. Người dùng có thể nhập hoặc dán brief; hệ thống hỗ trợ chuẩn hóa và tạo các hướng đề xuất. Nhân viên vẫn phải chỉnh nội dung, xác nhận giá và phát hành proposal tour đoàn cho khách.
Tìm hiểu quy trình từ brief đến proposal, xem phần mềm quản lý tour etrip24 hoặc đọc thêm cách dùng AI lập kế hoạch tour.
Bạn có thể thử etrip24 với một brief tour thật để chuẩn hóa yêu cầu và dựng proposal. Trước khi gửi khách, hãy xác nhận giá cuối cùng và tình trạng dịch vụ với nhà cung cấp.
Ghi chú quan trọng về xác minh
Mọi mức giá, tồn phòng, điều kiện hoàn hủy và điều kiện thanh toán trong ví dụ là giả định. Những mục này phải được xác minh trực tiếp với nhà cung cấp và lưu chứng từ xác nhận trước khi phát hành báo giá cho khách.
